Conformidade LGPD — Acesso a Contas
Base legal — LGPD e proteção de dados
As mudanças descritas neste comunicado estão fundamentadas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 — LGPD) e visam garantir a conformidade da plataforma Helena com as obrigações legais aplicáveis ao tratamento de dados pessoais.
Fundamentos legais
O acesso a contas de clientes envolve, por natureza, o tratamento de dados pessoais dos titulares cadastrados nessas contas — incluindo nomes, telefones, e-mails, histórico de conversas e demais informações armazenadas na plataforma.
De acordo com a LGPD, o tratamento de dados pessoais deve observar, entre outros, os seguintes princípios (Art. 6º):
Finalidade (I): o acesso a contas deve ter propósito legítimo, específico e informado ao titular — como suporte técnico, configuração ou resolução de problemas.
Necessidade (III): o acesso deve ser limitado ao mínimo necessário para a finalidade pretendida. A duração configurável (de 30 minutos a 15 dias) garante que o acesso não se estenda além do necessário.
Segurança (VII): devem ser adotadas medidas técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados. O fluxo de aprovação, os níveis de permissão e a revogação imediata atendem a este princípio.
Prevenção (VIII): devem ser adotadas medidas para prevenir a ocorrência de danos. O bloqueio automático por expiração e a invalidação de tokens são medidas preventivas.
Responsabilização e prestação de contas (X): o agente de tratamento deve demonstrar a adoção de medidas eficazes. O log de auditoria completo atende integralmente a este princípio.
Relação controlador e operador
Na estrutura da plataforma Helena:
O cliente final (empresa/conta) é o controlador dos dados pessoais dos seus contatos e usuários, pois determina as finalidades e os meios de tratamento.
O parceiro atua como operador ao prestar serviços de suporte, configuração e implantação em nome do cliente.
A Helena atua como suboperadora, fornecendo a infraestrutura tecnológica e suporte de segundo nível.
O acesso a contas de clientes pelo parceiro ou pela Helena configura tratamento de dados pessoais em nome do controlador (Art. 39). O novo sistema de aprovação formaliza e documenta esse acesso, criando um registro auditável que comprova que o tratamento ocorreu com autorização do controlador ou de seu representante dentro da plataforma.
Registro de atividades de tratamento
O Art. 37 da LGPD determina que o controlador e o operador devem manter registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizarem. O log de auditoria implementado no sistema de acesso a contas atende a essa exigência ao registrar:
A identidade de quem solicitou o acesso (operador)
A identidade de quem autorizou (controlador ou seu representante)
O momento exato de cada ação (solicitação, aprovação, revogação, expiração)
A duração do acesso concedido
O usuário específico cujos dados foram acessados
Esses registros ficam armazenados de forma segura e podem ser apresentados à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ou ao próprio titular em caso de solicitação, conforme previsto nos Arts. 18 e 19 da LGPD.
Direitos dos titulares
O novo sistema contribui para o atendimento aos direitos dos titulares previstos no Art. 18 da LGPD, especialmente:
Direito de acesso (II): o titular pode solicitar informações sobre quem acessou seus dados e quando, informações que estão disponíveis no log de auditoria.
Direito à informação sobre compartilhamento (VII): o log registra de forma transparente quando dados foram acessados por terceiros (parceiro ou Helena) e por qual motivo.
Medidas técnicas implementadas
Em conformidade com o Art. 46 da LGPD, que exige a adoção de medidas de segurança técnicas e administrativas, o novo sistema implementa:
Controle de acesso granular
Três níveis de permissão (Bloqueado, Mediante aprovação, Acesso completo) configuráveis por usuário
Princípio do menor privilégio
Novos usuários recebem o nível "Mediante aprovação" por padrão; perfil Financeiro é bloqueado automaticamente
Consentimento do controlador
Fluxo de aprovação que exige autorização explícita de um representante da conta antes do acesso
Limitação temporal
Acesso com duração definida (30 min a 15 dias), com encerramento automático e invalidação de tokens
Revogação imediata
Possibilidade de revogar o acesso a qualquer momento, com efeito instantâneo
Segregação de ambientes
Parceiros só podem acessar contas do seu próprio workspace
Rastreabilidade completa
Log de auditoria com registro de todas as ações, identidades e timestamps
Notificação em tempo real
Aprovadores são notificados imediatamente sobre solicitações e podem agir de forma oportuna
Recomendações aos parceiros
Como operadores de dados pessoais, recomendamos que os parceiros:
Atualizem seus contratos de prestação de serviço com os clientes para incluir referência ao novo mecanismo de controle de acesso, caso ainda não prevejam essa possibilidade.
Informem seus clientes sobre a existência do fluxo de aprovação, reforçando que todo acesso é registrado e pode ser auditado.
Orientem suas equipes sobre a importância de solicitar apenas o tempo de acesso necessário para a atividade a ser realizada, em observância ao princípio da necessidade.
Revisem periodicamente os níveis de permissão dos membros da equipe, removendo acessos que não sejam mais necessários.
Mantenham um registro próprio das finalidades de cada acesso realizado, complementando o log técnico da plataforma com a justificativa de negócio.
Atualizado