Importação de Contatos

A funcionalidade de importação de contatos na HelenaCRM permite integrar informações de outras fontes diretamente na plataforma, como nome, e-mail, telefone, etiquetas e campos personalizados, desde que os dados estejam organizados de forma adequada. É importante que cada tipo de dado esteja em uma coluna separada no arquivo de origem, garantindo que a importação seja precisa e eficiente.

Pré-requisitos:

• Apenas usuários com perfil de administrador podem realizar a importação de contatos na HelenaCRM.

• Os dados de origem devem estar em um dos formatos compatíveis, como planilha Google, MS Excel, arquivo CSV (texto separado por ponto e vírgula) ou arquivo vCard (formato padrão para armazenar informações de contato).

• É importante que a fonte de origem contenha no máximo 5000 linhas para cada importação.

• Caso seja necessário importar várias etiquetas para um mesmo contato, basta colocá-las na mesma célula, separadas por vírgula. Isso garante que todas as etiquetas sejam corretamente associadas ao contato durante o processo de importação.

Passo a Passo:

Passo 1: Acesse o menu "CRM" e clique em "Contatos". Em seguida, selecione o botão "Importar Contatos" para iniciar o processo de importação.

Passo 2: Selecione uma das opções disponíveis para a fonte de dados de origem, como planilha do Google, arquivo Excel, arquivo CSV ou arquivo vCard, para realizar a importação.

• Copiar/Colar: O sistema abrirá uma planilha no Google Sheets para que você possa colar as informações dos contatos. Certifique-se de que cada dado esteja organizado em uma coluna.

• Arquivo Excel: Selecione a planilha no formato .xlsx que contém os dados a serem importados.

• Arquivo CSV: Escolha um arquivo de texto com os dados separados por ponto e vírgula (;) para a importação.

• Arquivo vCard: Indique o arquivo no formato vCard, comumente usado para exportar contatos de sistemas como Gmail ou dispositivos iPhone.

Copiar/Colar

Se optar por Copiar e Colar, você será direcionado para uma tela com duas etapas simples. Primeiro, abrirá uma nova aba no navegador com uma planilha no Google Sheets para que você cole ou edite os dados de contatos que deseja importar. Após concluir essa etapa, basta retornar à plataforma Helena e clicar na opção para iniciar a importação dos dados.

A planilha no Google Sheets é configurada com colunas padrão, como Nome, Telefone, Email, Instagram, Etiquetas, Notas Internas e Carteira. Você pode remover as colunas que não serão usadas (exceto a de Telefone, que é obrigatória) ou adicionar novas colunas, como Data de Nascimento, se necessário.

Para as demais opções de importação, como Arquivo Excel, CSV ou vCard, será exibida uma janela na plataforma para que você selecione o arquivo que contém os dados que deseja importar.

Passo 3: Antes de concluir a importação, será necessário mapear as colunas da planilha com os campos correspondentes na plataforma Helena. Se o sistema identificar colunas com nomes idênticos aos campos internos, ele sugerirá automaticamente o local de destino para os dados. Contudo, você terá a flexibilidade de alterar o campo de destino ou, se preferir, selecionar a opção Não Importar, para que o sistema ignore aquela coluna específica.

Essa etapa permite maior controle sobre a importação, garantindo que os dados sejam organizados corretamente dentro da plataforma e atendam às suas necessidades operacionais.

Passo 4: Durante o processo de importação, o sistema pode identificar conflitos entre os dados importados e aqueles já existentes na plataforma Helena, como números duplicados ou contatos repetidos na planilha. Quando isso ocorrer, você será notificado e deverá decidir qual ação tomar.

Será possível escolher qual contato com o mesmo número deve ser mantido, permitindo que você substitua os dados existentes, combine informações ou ignore o novo dado importado. Essa etapa garante que os dados na plataforma sejam consistentes, evitando duplicidades e preservando a integridade das informações.

Nota: marcando a opção Arquivar contatos que não existem nesta planilha o sistema vai arquivar todos aqueles contatos que já existam cadastrados na conta Helena, mas que não estejam presentes na planilha.

Passo 5: Para prosseguir com a ação de importação, será necessário informar o código de validação. Esse código será enviado automaticamente para o e-mail e/ou número do WhatsApp associado ao usuário logado. Após receber o código, insira-o na plataforma para concluir a validação e continuar com o processo de importação. Essa etapa adiciona uma camada extra de segurança e controle às ações realizadas na plataforma.

Passo 6: Se a importação for concluída com sucesso, basta fechar a janela de confirmação exibida na tela. No entanto, se ocorrer algum erro durante o processo, é importante verificar a fonte de dados utilizada, corrigir os problemas apontados pela plataforma e, em seguida, tentar realizar a importação novamente. Certifique-se de que os dados estejam no formato correto para evitar novas falhas.

Considerações Adicionais:

• Etiquetas na planilha que não existam na plataforma Helena serão criadas automaticamente durante a importação.

• Recomenda-se excluir todas as linhas e colunas que não precisam ser importadas (estejam elas com dados ou não).

• Caso precise importar mais de 5000 contatos, divida o arquivo de origem em vários arquivos, cada um com até 5000 linhas.

• A importação não duplica contatos, sendo assim ao importar um contato que já exista na plataforma, será feita uma atualização dos dados existentes, e não a inclusão de um novo.

• Durante a importação, as novas etiquetas substituirão todas as etiquetas já associadas aos contatos.

• A coluna Carteira só aparecerá na planilha se a função estiver habilitada na plataforma.